RadarCoop – Atualização Semanal – 14/10/2026

Concentração de Conhecimento e Dependência de Pessoas: um risco para a continuidade da sua cooperativa!

Ramo Crédito | Normativo da Semana (nº 39)

Em cooperativas de crédito com estruturas enxutas, é comum que determinadas atividades, processos ou conhecimentos fiquem concentrados em poucas pessoas. Essa concentração pode surgir naturalmente pela própria estrutura da equipe, mas se torna um risco quando a ausência ou o desligamento de um profissional pode comprometer a execução de atividades importantes para a cooperativa. O risco não está simplesmente em uma pessoa possuir mais conhecimento sobre determinado processo e sim quando esse conhecimento, informações, acessos e capacidade de execução ficam concentrados em uma única pessoa, sem processos documentados substituição ou mecanismos que permitam a continuidade da atividade.

Por que a dependência de pessoas representa um risco?

Imagine que apenas um profissional saiba:

• executar determinada rotina operacional;
• realizar uma conciliação;
• acompanhar uma obrigação regulatória;
• utilizar determinado sistema;
• executar uma atividade financeira;
• acessar informações necessárias para determinado processo;
• ou mesmo explicar como uma atividade deve ser realizada.

Se essa pessoa estiver ausente ou se desligar da cooperativa, a instituição poderá enfrentar atrasos, erros ou até mesmo a interrupção de atividades relevantes.

Por isso, continuidade de negócios também envolve pessoas e conhecimento.

A cooperativa precisa estar preparada não apenas para indisponibilidade de sistemas ou instalações, mas também para situações em que profissionais responsáveis por atividades críticas deixem de estar disponíveis.

A relação com a regulamentação:

A preocupação com a continuidade está relacionada à própria estrutura de governança das cooperativas. A Resolução CMN nº 5.051/2022, ao tratar da renovação dos membros do conselho de administração, estabelece que a política de renovação deve ser consistente com a política de sucessão e considerar os riscos envolvidos, especialmente aqueles relacionados à continuidade da cooperativa. Esse conceito pode ser aplicado de forma mais ampla à gestão da cooperativa: atividades relevantes não devem depender exclusivamente de uma única pessoa sem que existam mecanismos para reduzir essa vulnerabilidade.

O MPI também ajuda a identificar esse risco:

Uma das formas de identificar a dependência de pessoas é utilizar o Mapeamento de Processos Internos (MPI). No Radar 031 – Mapeamento de Processos Internos (MPI), destacamos a importância de conhecer os processos da cooperativa, suas etapas, responsáveis e pontos de controle.

Essa mesma análise pode revelar outro aspecto importante: de quem cada processo depende para continuar funcionando?

Ao revisar seus processos, a cooperativa pode identificar:

• atividades executadas exclusivamente por uma pessoa;
• processos sem substituto definido;
• conhecimentos que não estão documentados;
• etapas críticas concentradas em determinado profissional; e
• atividades cuja continuidade seria comprometida na ausência de um responsável.

Assim, o MPI não serve apenas para documentar como o processo funciona, ele também pode contribuir para identificar dependências e vulnerabilidades que precisam ser tratadas para preservar a continuidade operacional da Cooperativa.

Conhecer o processo também é conhecer de quem ele depende.

O que a cooperativa pode fazer?

A partir dos processos identificados, algumas medidas simples podem reduzir a dependência de pessoas:

Documentar procedimentos: registrar as principais etapas, responsabilidades e informações necessárias para execução das atividades.

Definir substitutos: estabelecer previamente quem poderá assumir determinada atividade em caso de ausência.

Compartilhar conhecimento: evitar que informações essenciais permaneçam exclusivamente com um profissional.

Controlar acessos: garantir que os acessos necessários estejam adequadamente definidos e possam ser disponibilizados ao responsável substituto, quando aplicável.

Testar a substituição: verificar se outra pessoa consegue executar a atividade utilizando os procedimentos e informações disponíveis.

Atenção

O objetivo não é eliminar a especialização dos profissionais nem exigir que todos saibam executar todas as atividades. O ponto de atenção está em identificar quando a especialização se transforma em dependência crítica. Se a ausência de uma única pessoa for suficiente para interromper ou comprometer uma atividade relevante, a cooperativa deve avaliar esse risco e estabelecer medidas para reduzir sua exposição.

Na prática:

A cooperativa pode começar pelos processos já mapeados no MPI e fazer uma segunda análise:

• Quem executa?
• Quem conhece o processo?
• Existe documentação?
• Existe substituto?
• Outra pessoa conseguiria executar a atividade?

Esse levantamento permite identificar os pontos de maior dependência e priorizar as medidas necessárias.

A continuidade da cooperativa não depende apenas de sistemas e estruturas. Ela também depende de garantir que o conhecimento necessário para manter seus processos não esteja concentrado em uma única pessoa. Mapear, documentar, compartilhar e preparar substitutos são medidas simples que ajudam a transformar a dependência de pessoas em um risco conhecido, monitorado e tratado.

Referências normativas:

Resolução CMN nº 5.051, de 25 de novembro de 2022, que dispõe sobre a organização e o funcionamento das cooperativas de crédito.

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