A importância de um Sistema de Controles Internos estruturado nas Cooperativas de Crédito
A Resolução CMN nº 4.968/21, estabelece diretrizes que reforçam a governança, a gestão de riscos e a integridade dos processos organizacionais, e assume um papel de grande relevância nas Cooperativas de Crédito, garantindo o fortalecimento da governança corporativa, transparência, segurança das operações e a sustentabilidade no longo prazo.
A norma reforça que o Sistema de Controles Internos deve estar incorporado às atividades da instituição de forma contínua e disseminado em todos os níveis organizacionais, não se limitando a estruturas formais, mas refletindo uma efetiva cultura de controle, ética e responsabilidade. Tal sistema deve contemplar, entre outros aspectos, a adequada segregação de funções, a definição clara de responsabilidades, a implementação de mecanismos de monitoramento e a existência de canais para comunicação de possíveis irregularidades.
Adicionalmente, destaca-se a necessidade de integração entre os controles internos e a estrutura de gestão de riscos das Cooperativas, de modo a possibilitar de forma tempestiva a identificação, mensuração, monitoramento e mitigação dos riscos inerentes às atividades da cooperativa.
Dessa forma, o Sistema de Controles Internos deixa de ser apenas um instrumento de conformidade e passa a assumir caráter estratégico, atuando como elemento de suporte à tomada de decisões e ao aprimoramento contínuo nos processos organizacionais.
A íntegra da Resolução CMN 4.968/21 consta no LINK.
Ações que precisam ser realizadas
Integração das Estruturas de Governança: A cooperativa deve assegurar que as funções de controles internos, conformidade (compliance) e gerenciamento de riscos atuem de forma coordenada, com compartilhamento de informações e alinhamento de metodologias e procedimentos, de modo a evitar sobreposições ou lacunas de atuação e promover maior eficiência na identificação, avaliação, monitoramento e mitigação dos riscos.
Definição de Papéis e Responsabilidades: A cooperativa deve estabelecer, de forma clara, formal e devidamente documentada através de normativos internos, as atribuições e responsabilidades de cada função no âmbito das estruturas de governança, assegurando adequada segregação de funções e evitando sobreposições de atividades ou lacunas que possam comprometer a efetividade dos controles internos e dos mecanismos de supervisão.
Estrutura no Fluxo de Informações: Implementar mecanismos que garantam o reporte estruturado e tempestivo das informações relevantes à Diretoria e ao Conselho de Administração (caso haja), possibilitando o adequado acompanhamento dos riscos, da conformidade e dos controles internos.
Aprimoramento dos Processos de Monitoramento: Manter rotinas periódicas de avaliação da efetividade dos controles, da aderência normativa e da exposição a riscos, com registro de evidências e acompanhamento de planos de ação para correção de eventuais falhas identificadas, seja internamente ou através de Relatórios de Auditorias.
Elaboração de Relatório de Controles Internos: Elaborar relatório de Controles Internos no início de cada exercício, com periodicidade mínima anual, alusivo ao exercício anterior, o qual deve contemplar a avaliação sobre a adequação e a efetividade dos sistema de Controles Internos, as recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento de cronograma de saneamento (quando for o caso) e a manifestação dos responsáveis pelas correspondentes áreas a respeito das deficiências identificadas incluindo as ações que estão sendo implementadas para a regularização.
Atenção:
A ausência de integração entre as funções de controles internos, conformidade e gestão de riscos pode resultar em fragmentação das informações, falhas no processo de monitoramento e aumento da exposição a riscos operacionais e regulatórios.
Para as cooperativas de crédito independentes, é essencial que essas estruturas atuem de forma complementar e integrada, capaz de assegurar maior eficiência, confiabilidade das informações e aderência às exigências do órgão regulador.
